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金蝶客户常见问题—帐套备份

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Category:admin     Time:2012-03-29 17:03     点击:

1、金蝶账套备份的原理 金蝶的数据备份采用的是覆盖式。比如您从2005年1月份开始做账,在1月末做了一次备份,备份文件名为“金蝶公司2005年数据备份.AIB”,这时,该文件中存放的是2005年1月份的数据。继续做账到了2005年2月末,您进行第二次备份,文件名

1、金蝶账套备份的原理
   金蝶软件的数据备份采用的是覆盖式。比如您从2005年1月份开始做账,在1月末做了一次备份,备份文件名为“金蝶公司2005年数据备份.AIB”,这时,该文件中存放的是2005年1月份的数据。继续做账到了2005年2月末,您进行第二次备份,文件名依旧是“金蝶公司2005年数据备份.AIB”,这时,该文件中存放的就是2005年1月和2月两个月的数据,而非单单2月份的数据。这样,就保证了当前的账套备份文件中保存的是从当前会计年度开始到当日备份时为止的所有最新数据。如此,除非您计划将每个月份[会计期间]的数据分别存放在不同的文件中,否则,您就可以使用同一个文件进行反复的备份了。另外需要注意的一点是:金蝶软件为了避免数据太大而造成的网络传输速度减慢及出现异常中断等问题,特将每个会计年度的数据单独存入在一个文件中,所以,您的备份文件中存放的也只能是从当前年度开始到目前为止的数据。比如,您采用的是自然月份,从2004年1月份开始做账,目前已经做到了2005年2月份,则当前备份的数据只是从2005年1月份开始的数据,而不包括2004年度的数据。
2、多久备份一次比较好
   有很多使用金蝶软件的朋友问我们:多久备份一次比较好?鉴于前面提到的备份原理,我们的建议是:根据您的数据量,假设一下,如果本次未备份却恰好发生异常情况,如突然断电等,则从上次备份到目前为止损失的录入数据会有多少?一般情况下,在您有新数据录入且将要退出金蝶前,最好备份一次,或者每天下班前备份一次,如果每天需要录入的数据有很多,则建议每隔2小时备份一次。毕竟,财务数据非同寻常,一旦丢失,则可能造成巨大损失,即使重新录入,则所需时间也远远大于备份时间,因此,请各位正在使用金蝶软件做账的朋友勤做备份。
3、硬盘备份的路径选择
   备份文件最好不要放在系统盘上,因为系统盘容易损坏,一旦损坏,则经常需要重新安装,如果您的备份文件放在系统区,就不得不跟着接受被删除的命运,所以,强烈建议在备份账套进行路径选择的时候,选择非系统区,而且最好:
   1)、不要保存在金蝶软件安装目录下,因为软件可能随时需要重新安装;
   2)、不要和*.AIS账套存放在同一路径下,容易被误删。
4、备份介质的建议
   选择备份介质时,最好遵循如下原则:
   1)、不要备份在软盘上,如今的软盘质量奇差,稍有磕碰,就会损坏且一般不可修复;
   2)、最好花上三、二百块钱买一个刻录机,每过一个月就把账套刻到光盘上。
5、备份文件的类型
   金蝶软件的备份文件有两种类型,从扩展名上区分,一为AIB,为平时备份文件的扩展名;一为A+年份后2位数字,只用于年结时的备份文件,比如您有一个名为“金蝶公司.ais”的账套,从2005年1月份开始作账,则截止12月底,期间所做的所有备份文件都是“金蝶公司.AIB”,但在年结时,为了避免人为备份文件的丢失,金蝶软件会自动再为您做一个备份,这个机制的备份文件名就为“金蝶公司.A05”。
需要注意的是:扩展名为AIB的文件是不能直接打开的,必须通过“账套恢复”操作将AIB文件恢复为AIS,然后再打开这个扩展名为AIS的文件,而扩展名为A+年份后2位数字的文件则可以直接打开。
6、如何利用年结备份修改往年数据
   由于考虑到数据量过大会给数据查询、网络数据传输带来麻烦,再加上金蝶部门级软件所采用的小型数据库为Access本身所具有的特点,金蝶数据采用每个会计年度的数据独立划分的模式,也就是说,如果您采用的是自然月份,2004年1月份开始作账,则2005年的数据和2004年的数据不在同一个文件中,这样一来,您就无法反结账的方式从2005年1月到2004年12月,去修改2004年12月份的数据,而只能采用打开2004年12月份时的备份账套,修改后重新年结,并将之前由错误数据年结过来的2005年账套中的凭证、固定资产等数据通过“引入”的方式引过来。
7、如何打开备份文件
   金蝶备份文件有两种,一种是平时备份,扩展名为AIB,如“金蝶.AIB”一种为年结时的系统自动备份,扩展名为A+年份后2位数字,如“金蝶.A04”、 “金蝶.A05”等。AIB文件必须通过“恢复备份”命令恢复为AIS文件才能打开,而A+年份后2位数字的备份文字则可以直接打开。但有一点需要注意:AIS文件可以追加、修改数据,而A+年份后2位数字的备份文件只能查看不能修改,如果要修改这种类型的文件,可以在文件管理器中直接将A+年份后2位数字的扩展名改为AIS,如将“金蝶.A05”改为“金蝶.AIS”即可。
8、备份文件恢复不了该如何处理
   备份文件无法恢复,并不意味着完全无法修复,请立刻联系金蝶公司,无论是硬盘备份还是软盘备份,有部分情况尚可修复,具体哪种情况需开发部有关技术人员裁定。
9、年结原理
   年结和月结是一样的操作方法方式,处理完上年第12期数据后,点“期末结账”并根据提示操作即可,系统会自动把上年第12期的期末数据结转到下年的年初,财务就可以接着输入下年第一期的凭证资料了。
10、如何打开上年数据
有两种方法可以解决,为了避免复杂化,这里仅详细描述其中的一种方法,如果您希望了解另一种方法,可即来电咨询金蝶公司技术支持部:26633846   26955801
以打开深圳市金蝶科技开发有限公司2005年账套为例,打开流程如下:
第一步:进入金蝶软件登录界面
第二步:用鼠标点一下登录界面“账套名称”后面的书形按钮出现选择账套界面。假设您的账套文件存放在E盘的“财务数据”文件夹下,则在“查找范围”中打开该文件夹,同时,在文件名输入框中输入“*.A05”并敲回车,则“财务数据”文件夹下将出现“深圳金蝶科技开发有限公司.A05”的文件,选中该文件,并点“打开”按钮。
第三步:点“打开”按钮后,系统将回到登录界面,“账套名称”处将出现“深圳金蝶科技开发有限公司.A05”,选择用户名并输入密码后,点“确定”。
第四步:确定进入后,您将进入正常的会计之家主界面,如此,您就可以对该账套进行查询操作了。
11、如果我希望修改往年如05年的账套,可以直接修改A05文件吗?
不可以,A05备份文件只允许查看,不允许修改,如果您希望修改05年数据,则需要更改扩展名A05为AIS,如将“深圳金蝶科技开发有限公司.A05”更改为“深圳金蝶科技开发有限公司.AIS”,更改方法为:进入“我的电脑”或“资源管理器”,打开E盘下的“财务数据”文件夹,对准“深圳金蝶科技开发有限公司.A05”文件点击鼠标右键,选择“重命名”后,将A05改为AIS即可,然后,您就可以象平时打开账套那样打开“深圳金蝶科技开发有限公司.AIS”进行查看或修改操作了。
 
12、如果我不知道该A05文件在哪个地方,怎么办?
以WINDOWS2000为例,点电脑左下角的“开始”按钮,再依次选择“搜索”—“文件或文件夹”,则系统显示搜索文件界面,在“要搜索的文件或文件夹”下输入“*.A05”并回车,系统将自动搜索并显示如下图右侧所示的名称及所在文件夹,如此,您就知道该文件所在的路径了。
特别提示:在对往年备份账套进行任何操作时,都务必做二次备份处理,比如您欲修改A05文件时,可先将该文件复制一份并重命名,以防止误操作而导致不必要的损失。
13、已经启用账套并在当前年度录入了几个月数据的情况下,如何修改初始化数据?
已经录入了几个月的凭证,忽然发现初始化数据录入错误,如何修改呢?金蝶软件没有反初始化功能,要想修改初始化数据,首先要让账套处在初始化状态下,否则,是修改不了的,如何回到初始化状态修改数据并且把已经输入的几个月的凭证导过来呢?有如下几种方法供选择:
1)、恢复初始化备份
找到启用初始化时的备份文件,如金蝶.AIB,如果找不到,可以通过文件搜索的方式查找“*.AIB”文件,然后逐个恢复过来寻找。建议做恢复操作时,把恢复过来的AIS文件放在一个新建的文件夹下,以免误删数据等。找到初始化结束时的备份[即恢复过来后是处在初始化状态的]后,恢复过来,恢复成一个新的文件,文件名要和原来的不一样,以免覆盖老的数据。修改初始化数据,然后启用。启用之后,再通过“文件”菜单上的“引入凭证”操作从老账套中把已经录入的几个月凭证引过来并从新逐期过账结账即可。
2)、新建账套,从老账套中引入初始化数据
如果找不到初始化备份,还有一种方法:首先把老账套反结账到第一期,比如您是5月份开始做账的,就把结账到第5期。关闭老账套,新建一个账套,注意文件名要和老账套不一样,参数和当初新建账套时一样,不要启用,令其处于初始化状态。然后打开“文件”菜单,选择“引入初始化数据”,在出现的窗口中,找到老账套并确定后,系统会把老账套当前期间也就是反结账后所处的那个期间的期初数据引入到老新账套中,因为老账套已经反结账到了刚启用时的状态,所以,其期初数据也就是初始化时的数据。引入结束时,系统会有提示,确定即可。这个时候,您再修改初始化数据并平衡启用后,再从老账套中把凭证引过来并逐期过账即可[具体见第一种方法的介绍]。
3)、联系金蝶技术部,从数据库中修改
如果要修改的科目很少,则最简单快捷的方法就是联系金蝶公司技术部,让技术人员在数据库中修改,可能只要几分钟就搞定了。
14、已经做了好几年的账才发现初始化数据错误了,怎么办?
如果是不涉及报表的话,您要修改初始化数据且修改的比较少,最好是联系金蝶公司技术部,让技术人员在数据库中操作,这样比较简单快捷,且避免引发错误。如果是修改的比较多,则最好从当前期间开始重新建账。当然,初始化数据不必重新录入,模仿上面问题13介绍的第2种方法即可。
 五、用户及授权
1、审核凭证时却查询不到凭证或只能查询到自己制作的凭证
会计制度制定,审核人与制单人不能是同一个人。假设张三做了一些凭证,则制单人为张三,换李四来审核证时,在凭证查询窗口中过滤不出张三制作的凭证。
这个问题几乎每个新手都会犯,原因是权限没有授正确。解决方法如下:以系统管理员[默认为namager]身份打开当前账套,点击“会计之家”主窗口的“工具”菜单,选择“用户管理”,在该窗口中用鼠标选中李四,然后再点窗口左下角的“授权”按钮进入“权限管理”主窗口。在上有一得“授权范围”:所有用户本组用户当前用户。系统默认是当前用户。如果您之前已经授权李四可以查询及审核凭证,则结合系统默认的“当前用户”权限范围,就意味着李四只能查询自己制作的凭证。但事实上,李四是要查询并审核张三制作的凭证,所以,您就必须把权限范围更改为如“所有用户”,这样,李四就可以查询到张三制作的凭证了,否则,就如同大多数新手一样,进入凭证查询窗口,却没有看到一张凭证或只能看到自己制作的凭证。
2、登录金蝶软件,打开了某个账套时,系统提示密码不符。如何解决?
除非您确定输错了登录密码,否则,密码不符的现象仅常见于金蝶老版本软件,如金蝶2000系列等。金蝶的老版本软件在打开某个账套时,有两个文件要同时验证登录人的身份,一个是账套文件,一个是存放在金蝶安装目录下的system.mda文件。尤其是system.mda文件,如果您重装了金蝶软件,导致老的system.mda文件被新的覆盖,则其中的用户权限及登录信息就会丢失,从而造成系统提示密码不符的情况。当然,如果您本来就没有设置密码,也就不会有此提示了。所以,能仍在使用金蝶老版本也就是非KIS系列的用户而言,如果因为某种原因要重装软件,则务必把该system.mda文件备份,等重新安装了软件一,再把该文件复制到金蝶安装目录下,覆盖新的system.mda文件即可。
有的朋友可能确实是忘记了登录密码,如果是这样,需要到数据库中做一些处理,这需要专业技术人员才能操作,建议您联系金蝶公司技术支持部。
3、如何设置用户密码?
以系统管理员身份增加新的用户后,就可以进入密码设置了。进行密码设置的关键注意事项是:要修改A用户的密码,就必须以A用户的身份登录账套,然后点会计之家主窗口中的“工具”菜单里的“修改密码”子菜单对A用户本人进行登录密码的修改。如果您是以Manager的身份登录到账套里的,则执行修改密码操作时,修改的就只是Manager本人的密码,不能说以Manager身份登录后去修改别人的密码。Manager只能创建用户,而不能去设置用户密码,用户密码必须由本人来设置。此外,新建用户时要求输入的“安全码”不是密码,这一点要尤其注意。
六、初始化
1、如果是从年中启用账套,是否需要录入累计借方发生和累计贷方发生数?
从年中启用账套,建议录入从当前年度的年初开始到启用期间为止的累计借贷方发生。否则,在以后查询报表时,就无法从账套中得到这段时间内的发生数。当然,如果您实在不想录入也可以,只要能让平衡表平衡即可。但启用后,相关报表中涉及到从年初启用期间这段时间内的科目数据就只有手工在报表中填写了。
2、年中启用的账套,为何启用后损益表中没有本年累计数或只有当期的发生数?
原因在于年中启用的账套除了要录入损益类科目的借方发生和贷方发生外,还有一列“损益类科目本年实际发生额”也必须录入,很多朋友忘记了录入这一列的数据,应付出现如上所说的状况,因为系统默认的损益表中的数据就是通过这列获取的。
3、为何第次打开初始化录入窗口时,都提示一系列的操作,导致进入速度很慢?
金蝶软件每次打开初始化数据录入窗口时,都要检查是否有更改基础资料和科目币别核算项目等的情况,如果发现本次打开时与上次打开时有基础资料的变化,软件就会重新或拆分基础资料,就会出现一系列操作的提示,如果发现本次打开时与上次打开时相比没有基础资料的变化,则软件就会直接进入。所以,最好把所有基础资料录入完毕后再进入初始化录入窗口,而不要过于频繁地调整基础资料。
七、系统参数
1、核算项目如何应用?
   核算项目是金蝶软件一个独特的新功能,它将极大地提高软件的应用性和作账的准备效率。要清楚核算项目的作用,首先要了解手工账或常规电脑账在定义往来客户时的缺陷。
在做手工账时,牵扯到应收、应付、预收、预付的科目,设置下属往来单位时,通常用明细科目的方式来表示。如应收科目为1133,则用111301表示金蝶公司等。但这样做缺点是:
1)因为科目级次的原因而导致增加的明细科目有限。比如上面的应收账款科目的例子,由于二级科目为2位,则最多只能增加99个往来单位。即使您定义二级为3位,也只能增加999个往来单位,总之,一旦事先定义好科目级次,则往来单位的数量就会受到限制,因为科目级次是不能随便更改的,而通过核算项目则往来单位可随意增加修改。
2)重复定义。比如同一个往来单位如金蝶公司,既可能是您的客户,也可能是您的供应商,甚至可能两者都是,如此,按手工账的做法,您就需要同时在应收、应付,甚至预收、预付科目同时增加金蝶公司作为下级科目。这样,其实是在重复定义,从而影响了系统的运行效率。而对过核算项目,则只需要定义一次,所有科目都可调用。
3)打开初始化数据录入窗口速度慢。如果您有几百家客户,甚至您还需要在几个往来科目中重复定义其中的部分往来单位,那么您在打开软件进行初始化数据录入时速度就会比较慢。而使用核算科目的话,速度将得到极大提高。
4)查看报表受限。如果您是通过增加明细科目的方式来表示往来单位的,那么您就不可能在同一张表上同时体现贵公司与笔子公司这个往来单位的所有往来业务情况。因为111301—应收账款[金蝶公司]科目与213101—[应付账款[金蝶公司]科目是没有任何关联关系的。而通过核算项目,则科目实现这个需求。因为四个往来科目是共用这些往来单位代码的。
对过以上说明,您或许已经清楚了通过传统明细科目表示往来单位有很多局限性,但可能仍然不了解核算项目究竟是怎么应用的。
核算项目其实也就是一个明细科目的集合,您把所有的往来单位[无论是客户还是供应商统称为往来单位]全部定义在一起,统一起个名字叫“往来单位核算项目”,然后,再设置以上四个涉及到往来单位的科目都与这个往来单位核算项目挂钩就可以了。打个比方,就像一家人吃饭,共用一个锅,谁吃谁去这个锅里盛就是了。
在输入凭证的时候,如果您选择输入了1131应收账款,则系统会自动跳转到往来单位核算项目窗口让您选择,如果您选择了2131应付账款,系统同样会自动跳转到往来单位核算项目窗口让您选择,它们共用一个往来单位核算项目选择窗口和往来单位代码。
注意:核算项目与明细科目不能在一个科目里重复使用。比如应收账款科目,要么下挂核算项目,要么使用明细科目表示往来单位,不能同时下挂核算项目和增加核算科目。
2、几个重要的账套参数设置
首先要说明的是:系统参数大部分是可以随时调整的,比如您这次选择了过账前要审核,下次就可以选择过账前不需要审核。
1)凭证录入时自动填补断号
金蝶软件在执行删除凭证操作时,有如此检测:如果所删凭证的凭证号是某凭证字的当期最大凭证号,则第一次执行删除操作时该凭证就自动完全消失,但如果不是最大凭证号,则为了避免出现断号,第一次删除时,为了避免该凭证字出现中间断号情况,以使凭证号保持连续性,只是凭证记录前打上删除标记[一个叉号],并没有从凭证续时薄中消失,但账薄中将不再体现该凭证数据。如果对该已经打上删除标记的凭证再执行一次删除操作,则该凭证就彻底被删除掉了,这样一来,该凭证字的凭证就会出现断号现象。
如果某些处于中间号的凭证必须删除但又不希望看到断号,则在系统维护---账套选项---凭证---凭证录入时自动填补断号这个选项前打上对勾就可以了。以后再录入凭证的时候,系统会自动检查并将新的凭证号定义为缺失的凭证号。
2)凭证过账前必须经过审核
您可能经常碰到这种情况:过账时,软件提示“凭证没有审核不能过账”。一般情况下,录入的凭证是需要审核的,但您也可以选择不审核而直接过账。
会计制度规定,制单人与审核人不能是同一个人,如果您需要对凭证进行审核的话,就必须更换一个操作员。由于有些企业只有一名会计,自己审核自己制作的凭证就没有多少必要了,这时,您就可以到系统维护---账套选项---凭证中,将“凭证过账前必须经过审核”前的对勾取消,以后再过账时,系统就不会提示凭证需要审核了。如果您在某一时间又希望凭证能够得到审核,再把对勾打上即可。
3)出纳模块选择自动从财务凭证中引入现金日记账和银行日记账记录
出纳模块的作用主要有两个。一个是出纳和财务进行月末对账,一个是出纳和银行进行月末对账。如果企业只有一个财务人员,而她必须同时操作财务和出纳模块的话,第一个作用就没有多大意义。剩下的就主要是出纳和银行之间的对账功能了。
通常,在出纳模块里需要输入的现金日记账和银行日记账记录可能已经在财务模块里输入了,为了节省输入时间,这个时候,您可能希望把财务模块里已经输入的现金日记账和银行日记账记录直接引入到出纳模块里,自己只输入银行对账单,月末时和银行日记账进行勾对就可以了。如何实现从财务模块里把已经输入的现金日记账和银行日记账记录直接引入到出纳模块里呢?
首先,您要进入系统维护---账套选项---高级---出纳窗口中,把该窗口出现的涉及引入的选项全部打上对勾,然后您再进入现金日记账或银行日记账录入窗口,点“文件”菜单,这时,您将看到相应的“从凭证引入现金日记账”或“从凭证引入银行日记账”子菜单,通过这两个子菜单,您就可以实现您的如上需求了。

(责任编辑:admin)



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